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科研事务办理流程
学院办公室对举办会议提供支持的事项说明
发布时间:2019-09-15        浏览次数:493

为促进学术交流,鼓励科研合作,提高学院学科的国际国内影响力,学院办公室(简称“院办”)拟为科研团队举办国际会议和大型国内会议提供支持服务,具体如下表。如需协办,请务必至少提前一个月告知院办。

一、会前准备


编号

事项


院办可提供的支持服务

1

拟定会议议程

1)议程内容确定 (2)开闭幕式主持人 (3)各分会场主持人


2

参会人员统计

1)统计参会人员和已缴费人员(2)确认发票内容及抬头(没有会议缴费项可忽略)


3

专家接送安排

1)确定接送专家 (2)确定专家行程


4

会议各项程序PPT

1)各项程序PPT(如开幕式、闭幕式等)


5

志愿者安排

1)确定志愿者和任务


6

网站管理(如会议有网站)

1)议程更新(2)会议地点更新及说明


7

会议场地预定

1)会议场地预定

可协助预定校内场地

8

会议资料

1)手册/提袋/吊牌/U盘(2)餐券(3)笔记本/笔(4)证书等外壳购买

可协助购买

9

住宿信息

1)嘉宾住宿事宜处理

可协助预定

10

会议现场注册及签到

1)注册签到台布置(2)茶歇协调

可协助安排

11

财务事宜

1)财务领款(2)借POS机(3)国外Receipt 4)国内发票

可协助安排

12

餐食

1)会议期间餐饮、茶歇、水果、饮用水等预定

可协助预定

13

会议纪念品

1)会议纪念品购买

可协助购买

14

其他交通

1)晚宴交通安排 (2)联系接车公司

可协助安排

15

Workshop事宜

1)签到(2)议程印制

可协助安排

二、会中安排


编号

事项



1

会议签到

1)注册信息错误处理(2)支付及发票出错处理

可协助安排

2

现场注册

1)刷卡(2)扫二维码留发票信息,会后快递

可协助安排

3

会中其他事项


可协助安排

1华东师范大学协议酒店信息

酒店

价格

联系方式

上海国丰酒店(上海市普陀区大渡河路388号)

大床和双床房:650 /晚 含单早

湖景房:800 /晚   含单早

May

电话:021-6095 8888  2022;

手机:13761214620

万豪(上海市普陀区大渡河路158号)

豪华房(大床房和双床房): 850 /晚 含单早

豪华公园景观房: 1050 /晚 含单早

豪华行政房: 1450 /晚 含单早

Mr. Abby JIANG

电话:021-2215 6666

维也纳国际酒店(上海普陀区怒江路257

大床和双床房:450/晚 含早餐(不超过2份)

行政大床房:558/晚含早餐(不超过2份)

柯经理,18017336163

学术交流中心

逸夫楼:

标间:499/晚   含单早

大床房:588/晚   含单早

专家楼:

标间:418/晚   含单早

小套间:488/晚   含单早

大床房:588/晚   含单早

逸夫楼前台:62601058

逸夫楼会务:62232010

2:华东师范大学会议费标准

会议类别

住宿费(元)

伙食费(元)

其他费用(元)

合计(元)

国内业务会议

500

150

100

750

国内管理会议

340

130

80

550

在华举办国际会议

700

200

300

1200


3国际学术会议预报申请表.docx(点击下载)

2020年国际学术会议预报申请表








举办时间


会议地点

上海

会议类型


会议规模

一般

主办单位

华东师范大学

承办单位

协办单位


合办单位

拟参会人数


中国香港

中国澳门

中国台湾

是否涉密


是否邀请国家领导人

是否邀请外国(前)政要参会

是否涉及境外非政府组织


经费来源

自筹

联系方式

姓 名

学院

职务职称

电 话/手 机

电 邮

申请人


华东师范大学




补充说明


会议负责人签名年月日

  


主管领导签字院系盖章


年月日















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