1、学院科研秘书发布预报国际会议通知（每年7月份一次，第二年3月份补报一次）；

2、教师填写国际会议申报表，填写完成后，扫描盖章提交给科研秘书汇总；

3、学院科研秘书将国际会议预报表提交科技处国交处，再经国际交流处审核并签报校领导批示，经校领导批复同意后，向教育部报备，报备完成，国际交流处会下达相关通知；

4、收到通知后，由科研秘书或教师个人打签报给科技处国际交流处（签报内容见附1），校领导批复同意后，由国际交流处向教育部正式发文

5、得到教育部关于同意举办相关国际会议的书面批复后申报国际会议的流程办理完毕。

注：各拟举办国际会议的单位最迟在对外承诺或发布会议通告前五个月向学校正式签报，签报科技处、国际交流处

附1：国际会议签报内容

一、基本情况

1、国际会议中英文名称、举办日期、会期、地点。

2、主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位（国外单位注明中英文）

3、与会人员范围、会议规模、外宾人数

（附上拟邀请中外方学者名单，包括姓名、职务、国别（用中文表述）、单位等信息；若有港澳台地区的代表与会，会议申办单位需提前一个月将港澳台地区代表名单、简历等报港澳台办公室）

二、会议主题、议题和主要内容

（附上会议日程安排）

三、经费来源

四、举办国际会议的必要性、预期达到的目标、利弊分析、举办单位对举办该国际会议要写出明确意见

五、是否邀请国家领导人出席，或邀请外国政要或前政要出席，（如邀请，需说明理由，另报批）

六、附上境外组织（包括主办、合办、协办、委托承办单位和资助单位）的背景说明材料，包括中英文名称，国际组织章程、组织机构、政治背景、对华态度、有无“一中一台”问题，台湾在该组织的称呼等。

如果是届数会议，还需说明前几届会议的情况（举办地点、单位、会议主题等）

建议会议不要出现届数、论坛、协会组织

附2：国际会议类型和报备要求

国际会议分三类：

①重大国际会议（外宾在100人以上的文科会议，外宾在300人以上的理科会议，或有外国正部级以上官员参加的会议）：每年9月预报，教育部审批还要向国务院报备。

②一般国际会议：每年9月预报，对于第二学期的会议可在3月20日前补预报，教育部审批。

③小型理科会议（外宾在30人以内的理科会议）：可不用预报，直接向教育部报批。